Consultas: Obtener respuestas a preguntas

Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.

Consultas de selección

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Consultas de parámetros

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.

Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.

Consultas de tabla de referencias cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.

CONDICIONES Y CARACTERES COMODIN

Utilizar caracteres comodín

Se utilizan los caracteres comodín como sustitutos de otros caracteres cuando se especifica un valor que se desea buscar y:

• Sólo se conoce parte del valor.
• Se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coinciden con un modelo.

Si utiliza el motor de base de datos Microsoft Jet SQL en una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto., puede usar los caracteres comodín siguientes en consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.) y expresiones (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.)

CRITERIO DE CONSULTA

CrItErIO dE COnSuLtA

Un criterio de consulta es una regla para identificar los registros que se desea incluir en el resultado de una consulta. No todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa ver todos los registros que están almacenados en el origen de registros subyacente, deberá agregar criterios a una consulta cuando la diseñe.

Un criterio es similar a una fórmula (es una cadena que puede consistir en referencias de campos, operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. 

Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.)). Los criterios de consulta también se conocen como expresiones en Microsoft Office Access 2007.

EXPRESIONES

Expresiones

En Office Access 2007, una expresión es el equivalente de una fórmula en Office Excel 2007. Una expresión se compone de varios elementos que se usan, solos o en combinación, para generar un resultado. Esos elementos pueden ser:

• Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o bien, las propiedades de estos campos o controles.
• Operadores, como + (más) o - (menos).
• Funciones, como SUMA o PROMEDIO así como los argumentos que se usan con las funciones.
• Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o números no calculados por una expresión.

Se usa una expresión para realizar un cálculo, recuperar el valor de un campo o control, proporcionar criterios a una consulta, definir reglas, crear controles y campos calculados, y definir un nivel de grupo para un informe.

Se usa una expresión cuando se necesitan crear valores que no residan directamente en los datos. Por ejemplo, puede que necesite calcular el impuesto sobre las ventas de un pedido, o bien, calcular el valor total del propio pedido. Otras veces, necesitará agregar criterios a una consulta o un filtro, es decir, información que determina qué registros va a devolver la consulta o van a aparecer cuando se aplique un filtro. En otros casos, puede que desee definir un valor predeterminado o una regla de validación para un campo o control. En todos estos casos, se usa una expresión.

PROCESO DE UNA BD

MODELO RELACIONAL

                    El modelo Entidad-Relación (E-R

Propuesto por Che a mediados de los años setenta como medio de representación conceptual de los problemas y para representar la visión de un sistema de forma global. Físicamente adopta la forma de un grafo escrito en papel al que se denomina diagrama Entidad-Relación. Sus elementos fundamentales son las entidades y las relaciones.

Una entidad caracteriza a un tipo de objeto, real o abstracto, del problema a modelizar. Toda entidad tiene existencia propia, es distinguible del resto de las entidades, tiene nombre y posee atributos definidos en un dominio determinado. Una entidad es todo aquello de lo que se desea almacenar información. En el diagrama E-R las entidades se representan mediante rectángulos.

Una relación es una asociación o relación matemática entre varias entidades. Las relaciones también se nombran. Se representan en el diagrama E-R mediante flechas y rombos. Cada entidad interviene en una relación con una determinada cardinalidad. La cardinalidad (número de instancias o elementos de una entidad que pueden asociarse a un elemento de la otra entidad relacionada) se representa mediante una pareja de datos, en minúsculas, de la forma (cardinalidad mínima, cardinalidad máxima), asociada a cada uno de las entidades que intervienen en la relación. Son posibles las siguientes cardinalidades: (0,1), (1,1), (0,n), (1,n), (m,n)..

El tipo de relación se define tomando los máximos de las cardinalidades que intervienen en la relación. Hay cuatro tipos posibles:

1. Una a una (1:1). En este tipo de relación,unavez fijado un elemento de una entidad se conoce la otra. Ejemplo: nación y capital.
2. Una a muchas (1:N). Ejemplo: cliente y pedidos.
3. Muchas a una (N:1). Simetría respecto al tipo anterior según el punto de visto de una u otra entidad.
4. Muchas a muchas (N:N). Ejemplo: personas y viviendas.

Toda entidad debe ser unívocamente identifica da y distensible mediante un conjunto de atributos (quizás un solo atributo) denominado identificador o clave principal o primaria. Puede haber varios posibles identifica dores para una misma entidad.Hay unas normas de sentido común a seguir cuando se dibuja un diagrama E-R. La primera es emplear preferentemente líneas rectas en las relaciones y evitar en lo posible que estas líneas se crucen. Se suele usar nombres para describir las entidades y verbos para las relaciones.

RELACION

                QUE ES UNA RELACION

Una relación es una asociación o relación matemática entre varias entidades. Las relaciones también se nombran. Se representan en el diagrama E-R mediante flechas y rombos. Cada entidad interviene en una relación con una determinada cardinalidad. La cardinalidad (número de instancias o elementos de una entidad que pueden asociarse a un elemento de la otra entidad relacionada) se representa mediante una pareja de datos, en minúsculas, de la forma (cardinalidad mínima, cardinalidad máxima), asociada a cada uno de las entidades que intervienen en la relación. Son posibles las siguientes cardinalidades: (0,1), (1,1), (0,n), (1,n), (m,n). Tambié se informa de las cardinalidades máximas con las que intervienen las entidades en la relación.

TIPOS DE RELACION

                   TIPOS DE RELACIÓN

• Relación reflexiva o recursiva. Relaciona una entidad consigo misma. Ejemplo: empleados que pueden ser jefes de otros empleados.
• Dos relaciones entre las mismas dos entidades. Muy útil en el caso de necesitar almacenar información histórica completa. Ejemplo: proyectos en los que trabaja actualmente un empleado y proyectos en los que ha trabajado anteriormente.
• Relación ternaria. Asociación de tres entidades. La forma de hallar cardinalidades en las relaciones ternarias es fijar una combinación de elementos en dos de los extremos de la relación y obtener lógicamente las cardinalidades mínima y máxima en el otro extremo libre. Ejemplo: el título de un libro, un autor y una editorial se relacionan las tres mediante la acción de publicar el libro (en un año concreto, con un ISBN y con un determinado número de páginas en la edición). Para determinar las cardinalidades hay que preguntarse por:
  1. Cuántos autores puede tener un determinado libro publicado en una determinada editorial(cardinal en el extremo de la entidad autor).
  2. Cuántos libros puede tener un determinado autor publicados en una determinada editorial (cardinalidad en el extremo de la entidad libro).
  3. En cuántas editoriales puede un determinado autor publicar un mismo libro (cardinalidad en el extremo de la entidad editorial).
• Relación de especialización (ES-UN). Traficación de una entidad en en subtipos en número finito y conocido. . La primera se según si una instancia o elemento concreto de la entidad puede ser de más de un subtipo a la vez. En caso afirmativo se dice que la relación es inclusiva o con solapamiento mientras que en caso contrario será exclusiva o sin solapamiento.La situación más corriente en una relación de especialización es que sea exclusiva y total. Ejemplos:
  1. Una entidad persona tiene los subtipos hombre y mujer. Una misma persona no puede ser hombre y mujer a la vez por lo que la relación es exclusiva. No puede existir una persona que no sea hombre ni mujer, por lo que también es total.
  2. Se conviene en que un vehículo puede ser un coche, un camión o una moto. La relación es claramente exclusiva (un vehículo no puede ser coche y camión a la vez, ni camión y moto, etc) y parcial pues puede haber vehículos que no sean ni coche ni camión ni moto.
  3. La entidad que representa a un universitario tiene los subtipos profesor y estudiante. Un mismo universitario puede ser ambas cosas a la vez (p.e. un profesor puede estar matriculado como alumno en alguna facultad) por lo que la relación es inclusiva. No puede existir un universitario que no sea ni profesor ni estudiante, por lo que también es total.
  4. Expresamos mediante una relación de especialización el que una función matemática tiene asociados los subtipos continua y derivable. Supongamos una entidad A que se especializa en dos subtipos A1 y A2. La identificación del tipo de relación (exclusiva, total, etc) puede hacerse atendiendo a la siguiente tabla de verdad:

  A1	A2	Caso posible?
  No	No	Sí -> Parcial No -> Total
  No	Sí	Sí
  Sí	No	Sí
  Sí	Sí	Sí -> Inclusiva No -> Exclusiva

La cardinalidad en las relaciones de especialización es siempre (1,1) en el extremo de la entidad que se especializa en subtipos y (0,1) en el extremo de los subtipos si la relación es exclusiva o ({0,1},1) si es inclusiva.

Una relación de especialización parcial puede fácilmente convertirse en total añadiendo un nuevo subtipo "otros".

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